Cloud-Wechsel nach Data Act: Rechte kleiner Unternehmen

Die Vertragsverlängerung für Ihr CRM, Ihre Buchhaltungssoftware oder Ihre Kollaborationsplattform steht an. Gleichzeitig steigen die Nutzerpreise, der Support reagiert langsamer oder ein anderes System passt besser zu Ihren Abläufen. Viele kleine Unternehmen merken dann erst, dass ein Wechsel nicht nur an der Kündigungsfrist scheitert. Oft sind Daten nur teilweise exportierbar, Schnittstellen begrenzt oder Automatisierungen hängen an einem Anbieter. Der EU Data Act stärkt die Position von Kunden bei Cloud und SaaS, doch praktisch müssen Sie Ihre Wechseloptionen weiterhin vor Vertragsabschluss prüfen.

Was der Data Act beim Cloud-Wechsel verändert

Der Data Act ist eine EU Verordnung, die seit September 2025 grundsätzlich gilt. Für Datenverarbeitungsdienste enthält sie Regeln, die Wechsel zwischen Anbietern erleichtern sollen. Gemeint sind vor allem Cloud Dienste, die Rechenleistung, Speicher, Plattformfunktionen oder Anwendungen über ein Netzwerk bereitstellen. Je nach Ausgestaltung können darunter Infrastruktur, Plattform und Softwaredienste fallen.

Für kleine Unternehmen ist entscheidend: Anbieter sollen keine unnötigen technischen, organisatorischen oder vertraglichen Hürden aufbauen, wenn Kunden zu einem anderen Anbieter wechseln oder Daten in die eigene IT Umgebung übernehmen möchten.

Der Data Act bedeutet jedoch nicht, dass jedes System sich vollständig und ohne Aufwand kopieren lässt. Ein Wechsel von Microsoft 365 zu Google Workspace, von HubSpot zu Pipedrive oder von einem branchenspezifischen SaaS System zu einer anderen Lösung bleibt ein Migrationsprojekt. Datenmodelle, Berechtigungen, Automatisierungen und Zusatzfunktionen unterscheiden sich.

Die Verordnung schafft einen Rahmen für fairere Wechselbedingungen. Sie nimmt Ihnen aber nicht die Aufgabe ab, Daten zu sichern, Verträge zu prüfen und den Umzug fachlich zu planen.

Diese Vertragsfragen sollten Sie vor der Unterschrift stellen

Verlassen Sie sich nicht auf Aussagen wie „Export jederzeit möglich“. Fragen Sie konkret nach dem Umfang, dem Format und den Kosten. Besonders bei kleineren SaaS Anbietern stehen diese Punkte oft nur verstreut in Leistungsbeschreibung, Datenschutzunterlagen und allgemeinen Geschäftsbedingungen.

Prüffrage	Warum sie wichtig ist
Welche Daten lassen sich exportieren?	Kontakte allein reichen nicht, wenn Angebote, Aktivitäten, Dokumente oder Historien fehlen.
In welchen Formaten erfolgt der Export?	CSV eignet sich für Tabellen, aber nicht zwingend für Beziehungen, Dateien oder komplexe Einstellungen.
Gibt es eine API?	Eine dokumentierte Schnittstelle erleichtert wiederkehrende Sicherungen und strukturierte Migrationen.
Werden Anhänge und Dateien mitgeliefert?	Dokumente, Bilder, E-Mails und Gesprächsnotizen verursachen beim Wechsel häufig den größten Aufwand.
Bleiben Änderungsverläufe erhalten?	Für Nachvollziehbarkeit, Vertrieb und Buchhaltung können Zeitstempel und Bearbeitungshistorien wichtig sein.
Wie werden Nutzer, Rollen und Rechte übertragen?	Berechtigungen müssen im Zielsystem meist neu aufgebaut und getestet werden.
Welche Kündigungsfrist gilt?	Das Wechselrecht ersetzt keine vereinbarte Mindestlaufzeit oder fristgerechte Kündigung.
Welche Leistungen kosten zusätzlich?	Prüfen Sie Export, API Nutzung, Datenübertragung, Migrationshilfe und Aufbewahrung nach Vertragsende.

Bitten Sie bei wichtigen Systemen um eine schriftliche Antwort oder einen Musterexport. Ein Anbieter, der nur einen unvollständigen Bildschirmabzug oder eine einfache Kontaktliste liefern kann, bietet keine belastbare Exit Option.

Bei CRM Systemen sollten Sie insbesondere Stammdaten, Ansprechpartner, Verkaufschancen, Angebote, Aufgaben, E-Mail Verknüpfungen, Notizen, Anhänge und individuelle Felder prüfen. Wie Sie einen strukturierten Umzug vorbereiten, beschreibt unser Beitrag CRM wechseln ohne Datenverlust: Kundendaten, Angebote und Aktivitäten sicher migrieren.

Datenexport ist mehr als eine CSV Datei

Ein vollständiger Export muss zu Ihrem tatsächlichen Arbeitsablauf passen. Eine CSV Datei mit Kundennamen hilft wenig, wenn die Verbindung zwischen Kunde, Angebot, Projekt, Rechnung und Dokument verloren geht.

Prüfen Sie deshalb vier Ebenen:

• Fachliche Daten: Kunden, Lieferanten, Projekte, Vorgänge, Tickets, Belege, Aufgaben und Notizen.
• Beziehungen: Verknüpfungen zwischen Datensätzen, etwa zwischen einem Angebot und dem zugehörigen Ansprechpartner.
• Dateien: Anhänge, Medien, Vorlagen, freigegebene Dokumente und archivierte E-Mails.
• Konfigurationen: Felder, Workflows, Vorlagen, Rollen, Freigaben, Automatisierungen und Schnittstellen.

Gerade die letzte Ebene wird häufig unterschätzt. Ein neues System kann die Daten übernehmen, aber nicht die gewachsene Logik dahinter. Wenn beispielsweise eine Automatisierung aus einem Webformular einen CRM Kontakt anlegt, eine Aufgabe erzeugt und eine E-Mail versendet, müssen Sie diese Kette separat dokumentieren und im Zielsystem neu testen. Bei solchen Integrationen hilft auch der Vergleich Make oder Zapier: der Vergleich für Einsteiger.

Achten Sie außerdem auf maschinenlesbare, verbreitete Formate. CSV, JSON, XML und standardisierte Schnittstellen sind in der Regel besser nutzbar als proprietäre Archivdateien. Für größere Datenmengen brauchen Sie zusätzlich Informationen zu API Grenzen, Exportdauer und möglichen Datenübertragungsgebühren.

Kosten: Was Sie trotz Data Act einplanen müssen

Bis zum 12. Januar 2027 können Anbieter für einen Wechsel noch reduzierte Entgelte verlangen. Danach sollen für den Wechsel selbst keine Entgelte mehr erhoben werden. Das bedeutet nicht, dass der gesamte Ausstieg kostenlos wird.

Weiterhin möglich und in der Praxis relevant sind Kosten für:

• Die Nutzung des Dienstes bis zum Ende der Vertragslaufzeit.
• Zusätzlichen Speicher oder Sonderleistungen während der Übergangsphase.
• Interne Arbeitszeit für Bereinigung, Zuordnung und Tests.
• Externe Unterstützung für Migration, Datenaufbereitung oder Schnittstellen.
• Neue Lizenzen, Einrichtungsleistungen und Schulung im Zielsystem.
• Parallelbetrieb beider Systeme, bis die Abläufe stabil funktionieren.

Ein Wechsel ist daher nicht automatisch wirtschaftlich, nur weil die Datenübertragung selbst günstiger wird. Rechnen Sie den Aufwand gegen die erwartete Einsparung, den besseren Funktionsumfang oder geringere Risiken. Besonders bei Büroplattformen ist der Parallelbetrieb sinnvoll, weil E-Mail, Kalender, Dateien und Benutzerkonten eng zusammenhängen. Einen Überblick zu den grundsätzlichen Unterschieden finden Sie im Vergleich Microsoft 365 vs. Google Workspace im Vergleich.

Kündigung, Übergangszeit und Datenlöschung trennen

Viele Unternehmen behandeln Kündigung und Datenexport als einen Vorgang. Besser ist es, drei Zeitpunkte getrennt zu planen:

1. Kündigung erklären: Prüfen Sie Frist, Vertragslaufzeit, Kündigungsweg und benötigte Vertretungsberechtigung.

2. Daten migrieren: Exportieren, bereinigen, importieren und testen Sie die Daten vor dem letzten Nutzungstag.

3. Altsystem abschließen: Sperren Sie Zugänge, sichern Sie Nachweise, löschen Sie Daten nach einer definierten Aufbewahrungsfrist und dokumentieren Sie die Entscheidung.

Nach den Vorgaben des Data Act sollen Wechselprozesse vertraglich klar geregelt sein. Dazu gehören Informationen über die Übergangszeit und die Bereitstellung exportierbarer Daten. Für Ihr Unternehmen bleibt aber wichtig, den Anbieter nicht erst am letzten Tag um Unterstützung zu bitten.

Bei Dokumenten, E-Mails und Rechnungen dürfen Sie zudem nicht nur auf die Datenmigration schauen. Gesetzliche Aufbewahrungspflichten können unabhängig davon bestehen, ob das alte System gekündigt wird. Für Rechnungsdaten ist der Beitrag E-Rechnungen GoBD-konform archivieren: So bewahren kleine Unternehmen XRechnung und ZUGFeRD richtig auf eine sinnvolle Ergänzung.

So erstellen Sie einen belastbaren Exit-Plan

Ein Exit-Plan ist keine umfangreiche Notfallakte. Für ein kleines Unternehmen reicht zunächst ein kurzes Dokument, das Zuständigkeiten, Datenwege und Termine festhält. Aktualisieren Sie es bei jedem wichtigen Systemwechsel und mindestens vor Vertragsverlängerungen.

Checkliste für Ihren Exit-Plan

• Benennen Sie das betroffene System, den Anbieter, Vertragsbeginn und Kündigungsfrist.
• Dokumentieren Sie alle Datenarten, einschließlich Anhängen und Historien.
• Halten Sie Exportformate, API Zugang und bekannte Einschränkungen fest.
• Listen Sie angebundene Systeme, Automatisierungen und Dienstleister auf.
• Bestimmen Sie, wer Export, Import, Fachtest und Freigabe verantwortet.
• Legen Sie fest, welche Daten im Altsystem aus Aufbewahrungsgründen noch benötigt werden.
• Planen Sie einen Testexport, bevor eine Kündigung ausgesprochen wird.
• Definieren Sie einen Rückfallplan für den Fall, dass Import oder Schnittstellen nicht funktionieren.
• Prüfen Sie Administratorzugänge und Mehrfaktor Anmeldung im alten und neuen System.

Besonders kritisch sind zentrale Identitäten und Dateien. Wenn Sie Microsoft 365 einsetzen, gehört neben dem Wechselkonzept ein unabhängiger Sicherungsansatz dazu. Warum OneDrive allein dafür nicht immer genügt, erläutert Microsoft 365 Backup für kleine Unternehmen: Reicht OneDrive oder braucht es ein separates Backup?.

Fazit: Wechselrecht nur mit Vorbereitung nutzbar machen

Der Data Act verbessert die Ausgangslage kleiner Unternehmen gegenüber Cloud und SaaS Anbietern. Er macht aber aus einer unklaren Datenhaltung keinen einfachen Umzug. Entscheidend sind ein prüfbarer Export, realistische Kostenannahmen, klare Kündigungsfristen und ein getesteter Ablauf.

Prüfen Sie diese Punkte nicht erst bei Unzufriedenheit mit Ihrem Anbieter, sondern vor der nächsten Verlängerung. Wer das Thema systematisch vertiefen möchte, findet passende Seminare bei cmt.de.