Make oder Zapier: der Vergleich für Einsteiger

Ein Angebot landet im Postfach, Sie tippen die Kundendaten in die Buchhaltung, legen einen Kalendereintrag an und schreiben eine kurze Bestätigung. Drei Minuten, mehrmals am Tag, jeden Tag. Genau diese Handgriffe nehmen Ihnen Make und Zapier ab, ohne dass Sie eine Zeile Code schreiben. Beide verbinden Ihre bestehenden Programme miteinander, damit Daten von selbst von A nach B wandern. Die Frage ist nur, ob Make oder Zapier besser zu Ihnen passt und welche Abläufe sich überhaupt zu automatisieren lohnen.

Make vs. Zapier in einem Satz

Zapier ist die einfachere Lösung für gerade Verbindungen nach dem Muster „wenn X passiert, dann tu Y“, Make der visuelle Baukasten für alles, was verzweigt, sich wiederholt oder aus vielen Schritten besteht. Zapier arbeitet mit sogenannten Zaps: ein Auslöser, eine oder mehrere Aktionen, in einer Liste untereinander. Make (früher Integromat) zeigt Ihre Automatisierung als Diagramm mit Modulen, die Sie per Linie verbinden. Das wirkt am Anfang komplizierter, gibt Ihnen aber mehr Kontrolle, sobald ein Ablauf Bedingungen und Schleifen braucht.

Kriterium	Zapier	Make
Bedienung	Formularartig, sehr schnell erlernt	Visueller Baukasten, etwas Einarbeitung
Stärke	Einfache 1:1-Verknüpfungen	Verzweigungen, Schleifen, viele Schritte
App-Auswahl	Sehr groß	Groß, etwas kleiner
Abrechnung	Pro Task (ausgeführte Aktion)	Pro Operation, bei Volumen oft günstiger
Sitz des Anbieters	USA	EU (Tschechien)

Für die meisten kleinen Betriebe gilt: Wollen Sie in einer halben Stunde eine simple Verbindung stehen haben, nehmen Sie Zapier. Planen Sie mehrere Automatisierungen mit Logik dahinter oder rechnen Sie mit vielen Durchläufen pro Monat, fahren Sie mit Make meist günstiger und flexibler.

Preise und kostenlose Grenzen

Beide Dienste haben einen kostenlosen Tarif, mit dem Sie in Ruhe ausprobieren und ein oder zwei kleine Automatisierungen dauerhaft laufen lassen können. Die Gratis-Pakete sind mengenbegrenzt, gezählt wird pro Monat. Bei Zapier zählt jede ausgeführte Aktion als „Task“, bei Make jeder Arbeitsschritt als „Operation“. Ein Ablauf mit drei Schritten verbraucht also drei Operationen bei Make und je nach Zählweise mehrere Tasks bei Zapier. Make ist im kostenlosen Tarif in der Regel etwas großzügiger.

Die bezahlten Einstiegstarife bewegen sich grob zwischen einem einstelligen und einem niedrigen zweistelligen Eurobetrag pro Monat, Make liegt dabei häufig unter Zapier. Weil sich Tarife und Kontingente regelmäßig ändern, nennen wir hier bewusst keine festen Zahlen. Prüfen Sie die aktuellen Preise direkt auf den Anbieterseiten und rechnen Sie ehrlich mit Ihrem Volumen: Wie viele Vorgänge fallen pro Monat wirklich an? Oft reicht der kostenlose oder der kleinste bezahlte Tarif länger, als die Marketingtabellen vermuten lassen.

5 sinnvolle Automatisierungen für kleine Betriebe

Diese Verknüpfungen sparen im Alltag echte Zeit und lassen sich ohne Vorkenntnisse einrichten:

• Kontaktformular in die Ablage: Trägt sich jemand auf Ihrer Website ein, landet der Eintrag automatisch in einer Tabelle oder Ihrem CRM, und Sie bekommen eine Benachrichtigung. Kein Abtippen, keine vergessene Anfrage.
• Belege sortieren: Kommt eine Rechnung als PDF-Anhang per Mail, legt der Ablauf sie in den richtigen Cloud-Ordner für die Buchhaltung. Wie Sie das sauber strukturieren, lesen Sie im Ratgeber zur Buchhaltung für Selbstständige.
• Termine bestätigen: Bucht ein Kunde über ein Termintool, verschickt die Automatisierung eine Bestätigung und trägt den Termin in Ihren Kalender ein.
• Aufgaben aus Bestellungen: Geht im Shop eine Bestellung ein, entsteht daraus automatisch eine Aufgabe im Projekt- oder Aufgabentool, damit nichts liegen bleibt.
• Wochenüberblick per Mail: Statt ständig irgendwo nachzusehen, erhalten Sie einmal pro Woche eine Zusammenfassung der neuen Anfragen oder Leads in einer einzigen Mail.

Fangen Sie mit einer einzigen dieser Automatisierungen an, die Sie sicher jede Woche nutzen. Erst wenn die zuverlässig läuft, kommt die nächste dazu.

5 Automatisierungen, die Sie sich sparen können

Nicht alles, was technisch geht, ist auch sinnvoll. Diese fünf klingen verlockend, bringen aber selten etwas:

• Cross-Posting auf alle Kanäle: Denselben Beitrag automatisch auf sechs Netzwerke schieben führt zu Einheitsbrei, den die Plattformen schlechter ausspielen. Ein guter Beitrag pro Kanal schlägt sechs generische.
• Ungeprüfte KI-Antworten auf Kundenmails: Ein Bot, der eigenständig auf Anfragen antwortet, produziert früher oder später peinliche oder falsche Auskünfte. Wo KI im Kundenkontakt sinnvoll ist und wo nicht, klärt der Ratgeber zu KI-Tools für kleine Unternehmen.
• Jeden Newsletter-Abonnenten als Verkaufschance: Wer jede Adresse automatisch als Deal ins CRM kippt, verstopft die Pipeline mit Kontakten, die nie kaufen wollten.
• Backup-Ketten für Daten, die längst sicher liegen: E-Mails oder Dateien in ein zweites, drittes Tool zu spiegeln erzeugt vor allem Chaos und doppelte Datenstände.
• Aufwendige Workflows für seltene Vorgänge: Etwas, das Sie zweimal im Monat von Hand in zwei Minuten erledigen, rechtfertigt keine halbe Stunde Bastelei plus laufende Wartung.

Erste Automatisierung Schritt für Schritt

Nehmen wir das erste Beispiel von oben, das Kontaktformular in die Tabelle. So gehen Sie vor:

1. Konto anlegen bei Make oder Zapier und den kostenlosen Tarif wählen.
2. Auslöser bestimmen: Als Trigger wählen Sie Ihr Formular-Tool oder, falls es nicht direkt unterstützt wird, einen sogenannten Webhook, den viele Website-Baukästen bereitstellen.
3. Ziel-Aktion festlegen: Als Aktion wählen Sie „neue Zeile in Google Sheets anlegen“ oder Ihr CRM.
4. Felder zuordnen: Sie verbinden die Formularfelder (Name, Mail, Nachricht) mit den Spalten der Tabelle. Dieses Zuordnen ist der eigentliche Kern der Arbeit.
5. Zweite Aktion ergänzen: Hängen Sie eine Benachrichtigung an, etwa eine Mail an sich selbst, damit Sie neue Anfragen sofort sehen.
6. Mit echten Testdaten prüfen: Füllen Sie das Formular einmal selbst aus und schauen Sie, ob alles am richtigen Platz ankommt.
7. Aktiv schalten und beobachten: Kontrollieren Sie nach den ersten Tagen, ob die Automatisierung sauber läuft, bevor Sie sich darauf verlassen.

Rechnen Sie fürs erste Mal mit ein bis zwei Stunden inklusive Ausprobieren. Die zweite Automatisierung geht dann deutlich schneller von der Hand.

DSGVO bei verbundenen Diensten

Sobald personenbezogene Daten wie Namen, Mailadressen oder Bestelldaten durch einen Automatisierungsdienst laufen, sind Sie in der Verantwortung. Das gilt auch für alle Programme, die Sie damit verbinden. Ein paar Punkte gehören abgehakt:

• Auftragsverarbeitung regeln: Schließen Sie mit dem Dienst und jedem verbundenen Tool einen Vertrag zur Auftragsverarbeitung nach Artikel 28 DSGVO ab. Beide Anbieter stellen diesen bereit.
• Datenweg kennen: Zapier hat seinen Sitz in den USA, Ihre Daten können also die EU verlassen. Für solche Übermittlungen ist das EU-US Data Privacy Framework maßgeblich. Bei Make kommt es weniger auf den Firmensitz an als darauf, in welcher Region die Daten verarbeitet werden und welche Sub-Dienstleister beteiligt sind. Make bietet dafür ein Hosting in der EU an. Prüfen Sie in beiden Fällen, wo Ihre Daten am Ende tatsächlich liegen.
• Nur übertragen, was nötig ist: Schicken Sie nicht das ganze Formular durch alle Systeme, sondern nur die Felder, die das Zielprogramm wirklich braucht.
• Verzeichnis ergänzen: Nehmen Sie die neuen Dienste in Ihr Verzeichnis von Verarbeitungstätigkeiten auf.
• Sensible Daten meiden: Gesundheits- oder andere besondere Datenkategorien gehören ohne klare Rechtsgrundlage nicht in solche automatisierten Ketten.

Das klingt nach viel, ist bei zwei bis drei Diensten aber an einem Nachmittag erledigt. Wichtig ist, dass Sie es überhaupt tun und nicht erst, wenn eine Beschwerde kommt.

Wann sich der Aufwand nicht lohnt

Automatisierung ist kein Selbstzweck. In diesen Fällen legen Sie die Werkzeuge besser beiseite:

Fällt ein Vorgang nur wenige Male pro Woche an, sind Sie von Hand oft schneller fertig, als eine Automatisierung einzurichten und zu pflegen. Ändert sich ein Ablauf ständig, veraltet die Verknüpfung schneller, als sie Nutzen bringt. Und überall dort, wo ein menschliches Urteil gefragt ist, etwa bei heiklen Kundenmails oder Angeboten mit Verhandlungsspielraum, richtet ein starrer Automatismus mehr Schaden als Nutzen an.

Prüfen Sie außerdem, ob Ihre vorhandenen Programme das Gewünschte schon von sich aus können. Viele Tools bieten native Verbindungen untereinander, Postfächer haben Weiterleitungs- und Filterregeln, und ein gut gepflegter Textbaustein spart manchmal mehr Zeit als jede Automatisierung. Die günstigste Lösung ist oft die, für die Sie kein zusätzliches Werkzeug brauchen. Wenn es dann doch eine Automatisierung sein soll, starten Sie klein, mit einem Ablauf, der sich sofort bezahlt macht.