E-Rechnungen GoBD-konform archivieren: So bewahren kleine Unternehmen XRechnung und ZUGFeRD richtig auf

Montagmorgen, die Buchhaltung prüft offene Eingangsrechnungen: Eine Rechnung liegt als XML-Datei vor, eine andere als ZUGFeRD-PDF, eine dritte nur als Anhang in einer E-Mail. Schnell entsteht die Frage, ob es genügt, alles in einem Cloud-Ordner abzulegen oder auszudrucken. Für kleine Unternehmen ist genau das der praktische Kern der E-Rechnungspflicht: Nicht der Empfang allein muss funktionieren, sondern auch die korrekte Aufbewahrung über Jahre hinweg.

Seit 2025 müssen Unternehmen in Deutschland E-Rechnungen im B2B-Bereich grundsätzlich empfangen können. Die weiteren Pflichten für das Ausstellen strukturierter Rechnungen greifen gestaffelt. Was als E-Rechnung gilt und welche Übergangsfristen gelten, erläutert unser Beitrag zur E-Rechnungspflicht 2026 für Kleinunternehmer.

Für die Archivierung gelten vor allem die Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff, kurz GoBD. Entscheidend ist dabei nicht, ob eine Rechnung optisch lesbar ist. Sie muss vollständig, nachvollziehbar, verfügbar und unveränderbar aufbewahrt werden.

Was bei XRechnung und ZUGFeRD archiviert werden muss

XRechnung und ZUGFeRD sind nicht dasselbe Format, stellen aber beide strukturierte Rechnungsdaten bereit.

Format	Was Sie erhalten	Was Sie archivieren sollten
XRechnung	Meist eine XML-Datei	Die vollständige XML-Originaldatei
ZUGFeRD	Eine PDF/A-Datei mit eingebetteter XML-Rechnung	Die vollständige Original-PDF inklusive eingebetteter XML-Datei
Einfaches Rechnungs-PDF	Sichtbare Rechnung ohne strukturierte Daten	Die Original-PDF-Datei, sofern sie als Rechnung eingeht oder erstellt wird

Eine XRechnung ist für Menschen häufig nur mit einem geeigneten Viewer gut lesbar. Ihre relevanten Angaben stehen jedoch strukturiert in der XML-Datei. Diese XML-Datei darf daher nicht nach dem Öffnen in ein normales PDF umgewandelt und anschließend gelöscht werden. Das PDF ist allenfalls eine Ansicht, nicht das Originalformat.

Bei ZUGFeRD ist die Lage anders: Die PDF/A-Datei enthält sowohl die visuelle Darstellung als auch die eingebetteten Rechnungsdaten als XML. Speichern Sie diese Datei vollständig und unverändert. Wenn Sie nur einen Ausdruck, einen Screenshot oder ein neu erzeugtes PDF ablegen, kann die strukturierte XML-Komponente verloren gehen.

Für den Alltag gilt eine einfache Regel: Archivieren Sie immer die Datei, die Sie vom Rechnungsaussteller erhalten haben. Bei selbst erstellten Rechnungen bewahren Sie die versandte Rechnungsversion sowie die dazugehörigen Daten aus Ihrem Rechnungssystem auf.

Warum ein E-Mail-Postfach kein ausreichendes Archiv ist

Ein Postfach kann Teil des Prozesses sein, ersetzt aber in der Regel kein geeignetes Archiv. E-Mails können gelöscht, verschoben oder nach Ablauf einer Speicherfrist automatisch entfernt werden. Außerdem fehlt in vielen Standard-Postfächern ein nachvollziehbares Konzept für Zugriffsrechte, Protokollierung und langfristige Wiederauffindbarkeit.

Die Rechnung selbst sollte aus der E-Mail herausgelöst und in das vorgesehene Archiv übernommen werden. Ob auch die begleitende E-Mail aufbewahrt werden muss, hängt vom Inhalt ab. Enthält sie steuerlich oder geschäftlich relevante Informationen, etwa Absprachen zu Rabatten, Leistungszeiträumen oder Korrekturen, gehört auch sie in die geordnete Ablage.

Speichern Sie nicht nur den Dateianhang unter einem beliebigen Namen. Sinnvoll ist eine eindeutige Zuordnung zu Lieferant, Rechnungsnummer, Rechnungsdatum, Betrag und Buchung. Moderne Buchhaltungsprogramme übernehmen diese Angaben oft aus der XML-Datei und verknüpfen Beleg, Buchung und Zahlungsstatus.

Wenn Sie noch zwischen Lösungen wählen, hilft der Vergleich lexoffice vs sevDesk: der ehrliche Vergleich. Beide Systeme können den Belegprozess vereinfachen. Ob die Archivierung in Ihrem konkreten Tarif und für Ihre Abläufe ausreichend abgedeckt ist, sollten Sie dennoch vor dem Einsatz prüfen.

GoBD-konform bedeutet nicht nur „Datei gespeichert“

Die GoBD verlangen keine bestimmte Software und auch kein bestimmtes Speichermedium. Ein lokaler Server, ein Dokumentenmanagementsystem oder eine Buchhaltungssoftware können geeignet sein. Entscheidend sind die Eigenschaften des gesamten Verfahrens.

Eine GoBD-taugliche Ablage sollte diese Punkte erfüllen:

• Vollständigkeit: Alle relevanten Rechnungen gelangen in das Archiv.
• Richtigkeit: Dateien werden beim Import nicht inhaltlich verändert.
• Zeitgerechte Ablage: Belege werden zeitnah übernommen und nicht monatelang im Postfach gesammelt.
• Ordnung: Rechnungen lassen sich nach nachvollziehbaren Kriterien wiederfinden.
• Unveränderbarkeit: Änderungen und Löschungen sind verhindert oder nachvollziehbar protokolliert.
• Verfügbarkeit: Berechtigte Personen können auf die Unterlagen während der Aufbewahrungszeit zugreifen.
• Auswertbarkeit: Strukturierte Daten wie XML müssen maschinell auswertbar bleiben.

Unveränderbarkeit heißt nicht zwingend, dass technisch niemand eine Datei anfassen kann. Korrekturen können notwendig sein, etwa wenn eine Rechnung storniert und neu ausgestellt wird. Wichtig ist, dass das Original erhalten bleibt und Änderungen nachvollziehbar dokumentiert werden. Eine überschreibbare Datei in einem gemeinsamen Ordner ohne Versionshistorie ist dafür riskant.

Auch ein Cloud-Speicher ist nicht automatisch ein revisionssicheres Archiv. Synchronisation und Datensicherung schützen vor Verlust, lösen aber nicht zwingend die Anforderungen an Nachvollziehbarkeit, Rechteverwaltung und geordnete Aufbewahrung. Worauf Sie bei Ablageorten achten sollten, beschreibt unser Ratgeber Cloud-Speicher fürs Büro: DSGVO-konform.

Die Verfahrensdokumentation nicht vergessen

Zur GoBD-konformen Organisation gehört eine Verfahrensdokumentation. Sie muss nicht lang oder kompliziert sein, muss aber erklären, wie Rechnungen in Ihrem Unternehmen verarbeitet werden. Im Prüfungsfall soll nachvollziehbar sein, wer was wann und mit welchem System macht.

Für die E-Rechnungsarchivierung sollte Ihre Dokumentation mindestens festhalten:

• Über welche Kanäle E-Rechnungen eingehen, etwa E-Mail, Kundenportal oder Peppol.
• Wer die Rechnung entgegennimmt und wer sie prüft.
• Wie XRechnung, ZUGFeRD und PDF-Rechnungen in das Archiv gelangen.
• Welches System das führende Archiv ist.
• Welche Zugriffsrechte Mitarbeitende und externe Buchhaltungsbüros haben.
• Wie Korrekturen, Stornos und Dubletten behandelt werden.
• Wie Datensicherungen, Systemwechsel und Wiederherstellungen erfolgen.
• Wie lange Belege aufbewahrt werden und wer Löschungen nach Fristablauf freigibt.

Für Rechnungen gilt grundsätzlich eine Aufbewahrungsfrist von acht Jahren. Die Frist beginnt mit dem Schluss des Kalenderjahres, in dem die Rechnung ausgestellt wurde. Prüfen Sie bei besonderen Sachverhalten, etwa laufenden Verfahren oder vertraglichen Pflichten, ob Unterlagen länger benötigt werden.

Wer die Abläufe und eingesetzten Systeme systematisch vertiefen möchte, findet passende Seminare bei cmt.de.

Typische Fehler bei der Archivierung von E-Rechnungen

Der häufigste Fehler ist das Ablegen einer XRechnung als PDF-Ausdruck. Damit bleibt zwar der Inhalt sichtbar, die ursprünglichen strukturierten Daten fehlen aber. Ebenso problematisch ist es, bei ZUGFeRD nur eine Vorschau oder ein neu gespeichertes PDF zu behalten, das die eingebettete XML-Datei nicht mehr enthält.

Weitere typische Schwachstellen sind:

• Rechnungen bleiben ausschließlich im E-Mail-Postfach.
• Mitarbeitende speichern Dateien lokal auf ihren Rechnern.
• Dateien können im Teamordner unbemerkt überschrieben oder gelöscht werden.
• Das Buchhaltungsprogramm übernimmt nur Buchungsdaten, aber nicht die Originaldatei.
• Beim Wechsel der Software werden Belege ohne Metadaten oder XML-Dateien exportiert.
• Es gibt keine Dokumentation zum Rechnungseingang und zur Ablage.

Besonders beim Softwarewechsel sollten Sie testen, ob sich Originalbelege, Buchungsdaten und Suchinformationen vollständig exportieren lassen. Ein Export mit bloßen PDF-Kopien ist bei strukturierten E-Rechnungen nicht zwingend ausreichend.

Praktische Checkliste für kleine Unternehmen

Prüfen Sie Ihren aktuellen Ablauf anhand dieser Fragen:

• Können Sie XRechnung-XML-Dateien und ZUGFeRD-PDFs vollständig speichern?
• Werden Originaldateien automatisiert oder verbindlich manuell in ein Archiv übernommen?
• Ist klar geregelt, welches System das führende Archiv ist?
• Können nur berechtigte Personen Rechnungen ändern oder löschen?
• Sind Änderungen, Stornos und Löschungen nachvollziehbar?
• Lassen sich Rechnungen nach Lieferant, Rechnungsnummer, Datum und Betrag finden?
• Bleiben XML-Daten für eine maschinelle Auswertung verfügbar?
• Ist der Prozess in einer aktuellen Verfahrensdokumentation beschrieben?
• Haben Sie den Export Ihrer Daten für einen möglichen Systemwechsel getestet?

Für sehr kleine Betriebe kann eine Buchhaltungssoftware mit Belegarchiv ausreichen, wenn die genannten Anforderungen tatsächlich erfüllt sind. Wachsen Rechnungsvolumen, Freigabeprozesse oder die Zahl der Mitarbeitenden, kann ein separates Dokumentenmanagementsystem sinnvoll werden. Wichtig ist weniger der Produktname als ein sauberer, im Alltag eingehaltenener Prozess.

Die Archivierung von E-Rechnungen sollte deshalb nicht als bloße Dateiablage behandelt werden. Wer Originaldateien vollständig übernimmt, Zugriffe regelt, den Ablauf dokumentiert und die Wiederauffindbarkeit sicherstellt, reduziert spätere Rückfragen in Buchhaltung und Betriebsprüfung deutlich.