lexoffice vs sevDesk: der ehrliche Vergleich

Zwei offene Rechnungen, ein Stapel Belege für den Steuerberater und die Umsatzsteuervoranmeldung, die wieder ansteht: An genau diesem Punkt landen die meisten Selbstständigen bei der Frage, ob sie lexoffice oder sevDesk nehmen sollen. Wir haben beide Programme entlang der typischen Aufgaben verglichen: Belege erfassen, das Geschäftskonto anbinden, die Umsatzsteuervoranmeldung vorbereiten und den DATEV-Export für die Kanzlei erzeugen. Das Ergebnis ist weniger eindeutig, als die Werbung beider Anbieter vermuten lässt. Ein Hinweis vorweg: lexoffice heißt seit dem Rebranding von Lexware inzwischen „Lexware Office“. Die Software dahinter ist dieselbe geblieben, im Alltag begegnet Ihnen aber beides.

Kurzurteil: für wen welches Tool

Wenn Sie viele Belege im Monat haben und wenig Lust auf Handarbeit, führt an sevDesk kaum ein Weg vorbei. Die Belegerkennung liest Beträge, Daten und Steuersätze zuverlässig aus und schlägt die passende Buchung vor. Die Oberfläche wirkt aufgeräumt und führt Einsteiger sauber durch die Buchhaltung.

Lexware Office spielt seine Stärke bei Preis und Anbindung aus. Wer bereits mit einem Steuerberater zusammenarbeitet, der DATEV nutzt, bekommt hier einen kostenlosen Berater-Zugang und einen Export, den fast jede Kanzlei kennt. Für reine Rechnungsschreiber mit überschaubarer Buchhaltung ist Lexware Office oft die günstigere und dennoch vollständige Lösung.

Kurz gesagt: sevDesk kauft Ihnen Zeit ab, Lexware Office spart eher Geld und Reibung mit der Kanzlei.

Preise und Tarife im Klartext

Beide Anbieter arbeiten mit Tarifstufen, und beide locken mit Rabatten für die ersten Monate sowie einem deutlichen Preisvorteil bei jährlicher Zahlung. Konkrete Eurobeträge nennen wir hier bewusst nicht, weil sich die Tarife regelmäßig ändern und Aktionen dazwischenfunken. Prüfen Sie die aktuellen Preise direkt bei sevDesk und bei Lexware.

Wichtiger als der Listenpreis ist, was im Tarif steckt. Der jeweils günstigste Einstiegstarif ist bei beiden meist ein reines Rechnungspaket ohne vollständige Buchhaltung. Umsatzsteuervoranmeldung, Einnahmen-Überschuss-Rechnung und die Anbindung ans Bankkonto liegen in der Regel erst in der mittleren Stufe. Wer nur den Einstiegstarif bucht und dann feststellt, dass die EÜR fehlt, zahlt am Ende doppelt.

Kriterium	Lexware Office (früher lexoffice)	sevDesk
Günstigster Einstieg	Rechnungstarif ohne volle Buchhaltung	Rechnungstarif ohne volle Buchhaltung
Volle Buchhaltung mit UStVA und EÜR	ab mittlerer Stufe	ab mittlerer Stufe
Klare Stärke	Preis, DATEV- und Steuerberater-Anbindung	Beleg-Automatik, Bedienung
Abrechnung	monatlich oder günstiger im Jahr	monatlich oder günstiger im Jahr

Rechnen Sie außerdem die Gesamtkosten über ein Jahr, nicht die Monatsrate im Aktionszeitraum. Dazu gehört auch die Zeit, die Sie sparen. Wenn Ihnen die Automatik von sevDesk pro Monat zwei Stunden Tipparbeit abnimmt, relativiert das einen etwas höheren Preis schnell.

Beleg- und Bankabgleich in der Praxis

Hier zeigt sich der Unterschied am deutlichsten. Wer im Monat viele Belege erfasst, teils als Foto, teils als PDF, merkt schnell, wie treffsicher die automatische Erkennung arbeitet. sevDesk gilt bei Betrag, Datum, Lieferant und Steuersatz als besonders zuverlässig und schlägt direkt eine passende Buchung vor. Lexware Office liest die Belege ebenfalls aus, verlangt aber etwas häufiger eine kurze Kontrolle bei Datum und Steuersatz.

Beim Bankabgleich verbinden beide Programme Ihr Geschäftskonto über eine Banking-Schnittstelle und ziehen die Umsätze automatisch. Ein eingegangener Betrag wird der passenden Rechnung zugeordnet, ein Ausgabenbeleg dem passenden Kontoumsatz. Das funktioniert bei beiden gut, ist aber kein Selbstläufer. Zahlungen ohne Verwendungszweck, Sammelüberweisungen oder ungewöhnliche Beträge müssen Sie weiterhin von Hand zuordnen. Planen Sie also unabhängig vom Tool eine feste halbe Stunde pro Woche für die Buchhaltung ein.

Für ein hohes Belegaufkommen, etwa im Handel oder in der Gastronomie, ist sevDesk durch die stärkere Automatik spürbar schneller. Wer dagegen im Monat nur eine Handvoll Belege hat, merkt den Unterschied kaum.

E-Rechnung und DATEV-Export

Seit dem 1. Januar 2025 müssen deutsche Unternehmen im Geschäftsverkehr mit anderen Unternehmen elektronische Rechnungen empfangen können, das Versenden folgt gestaffelt in den Jahren danach. Was das genau für Sie bedeutet, lesen Sie in unserem Beitrag zur E-Rechnungspflicht. Beide Programme unterstützen die gängigen Formate ZUGFeRD und XRechnung, sowohl beim Erstellen als auch beim Einlesen. In diesem Punkt nehmen sich lexoffice und sevDesk nichts.

Beim DATEV-Export für die Kanzlei gibt es feine Unterschiede. Lexware Office bietet einen kostenlosen Zugang für den Steuerberater, der dann direkt in Ihre Belege und Auswertungen schauen kann, plus den vertrauten DATEV-Export. sevDesk liefert ebenfalls einen DATEV-Export und einen Berater-Zugang. Fragen Sie vor der Entscheidung kurz Ihre Kanzlei, mit welchem Format sie lieber arbeitet. Diese eine Rückfrage erspart Ihnen später möglicherweise viel Abstimmung.

Bedienung und Support

Im Alltag zählt, wie schnell Sie sich zurechtfinden. sevDesk wirkt moderner und führt neue Nutzer klarer durch die ersten Schritte. Lexware Office ist funktionaler und stellenweise nüchterner, dafür sehr stabil und mit vielen Hilfetexten versehen. Beide bieten eine App fürs Handy, mit der Sie Belege unterwegs abfotografieren und Rechnungen freigeben.

Der Support unterscheidet sich vor allem nach Tarif. Telefon, E-Mail und teils Chat sind bei beiden vorhanden, die schnelle telefonische Hilfe hängt aber oft an der gebuchten Stufe. Testen Sie ruhig beide Programme in der kostenlosen Probephase mit Ihren echten Belegen. Welche Oberfläche sich für Sie richtig anfühlt, merken Sie nach einer Stunde deutlicher als nach jedem Vergleich.

Datenimport und Wechsel zwischen den Tools

Ein Wechsel ist möglich, aber kein Knopfdruck. Kontakte und Artikel lassen sich in beiden Richtungen über eine CSV- oder Excel-Datei importieren, das läuft in der Praxis meist sauber. Schwieriger wird es bei bereits gebuchten Geschäftsvorfällen. Eine laufende Buchhaltung nimmt kein Tool eins zu eins vom anderen an.

Der praktikable Weg sieht so aus:

• Wechseln Sie möglichst zum Jahreswechsel oder zum Start eines neuen Wirtschaftsjahrs.
• Ziehen Sie aus dem alten Programm einen vollständigen PDF-Export aller Rechnungen und Belege als Archiv.
• Übernehmen Sie Kunden und Artikel per CSV-Import ins neue Tool.
• Lassen Sie das laufende Jahr im alten System abschließen und starten Sie das neue Jahr sauber im neuen.
• Nutzen Sie den DATEV-Export als Brücke, damit die Kanzlei den Übergang nachvollziehen kann.

So vermeiden Sie doppelte oder fehlende Buchungen. Rechnen Sie den Zeitaufwand für den Umzug ehrlich in Ihre Entscheidung ein, denn er gehört zu den Gesamtkosten dazu.

Fazit nach Betriebsgröße

Für Freiberufler und Kleinunternehmer mit wenigen Rechnungen im Monat reicht oft der reine Rechnungstarif eines der beiden Anbieter, manchmal sogar weniger. Wenn Sie unter die Kleinunternehmerregelung nach Paragraf 19 UStG fallen, kaum Belege haben und die EÜR ohnehin einmal im Jahr mit dem Steuerberater machen, brauchen Sie keine volle Buchhaltungssoftware. Ein günstiges Rechnungstool oder eine schlanke Lösung tut es dann auch. Achten Sie nur darauf, dass Ihre Rechnungen und Belege GoBD-konform und unveränderbar abgelegt sind, denn eine reine Word-Datei erfüllt das nicht. Wie Sie die Buchhaltung als Einzelunternehmen sonst schlank halten, zeigt unser Beitrag zur Buchhaltung für Selbstständige.

Sobald Sie regelmäßig Umsatzsteuer ausweisen, viele Belege sammeln oder Mitarbeiter dazukommen, lohnt sich der volle Tarif. Dann entscheidet Ihr Belegvolumen: Bei vielen Belegen spielt sevDesk seine Automatik aus und spart Ihnen echte Arbeitszeit. Wer vor allem Wert auf einen fairen Preis und eine reibungslose Zusammenarbeit mit der DATEV-Kanzlei legt, ist mit Lexware Office gut bedient. Am ehrlichsten testen Sie das, indem Sie beide Programme eine Woche lang mit Ihren eigenen Belegen füttern und dann schauen, welches Ihnen abends weniger offene Punkte hinterlässt.