E-Rechnung ab 2027 versenden: Was Unternehmen über 800.000 Euro Umsatz jetzt vorbereiten müssen

Im Herbst 2026 sollten Unternehmen mit wachsendem B2B-Geschäft ihre Rechnungsausgänge nicht mehr nur nebenbei prüfen. Entscheidend ist jetzt der Umsatz des laufenden Jahres: Liegt der Gesamtumsatz 2026 über 800.000 Euro, endet zum 1. Januar 2027 die Übergangsfrist für viele bisher genutzte Rechnungsformate. Dann genügt es bei inländischen Rechnungen an andere Unternehmen grundsätzlich nicht mehr, eine PDF per E-Mail zu verschicken. Die Rechnung muss als strukturierte E-Rechnung erstellt und übermittelt werden können.

Das betrifft nicht nur größere Betriebe. Auch Handwerksunternehmen, Agenturen, Handelsunternehmen, IT-Dienstleister oder Beratungen können die Schwelle schneller überschreiten als erwartet. Wer erst im Januar 2027 feststellt, dass die bisherige Software keine XRechnung oder ZUGFeRD-Rechnung ausgeben kann, gerät unnötig unter Zeitdruck.

Wer ab 2027 E-Rechnungen versenden muss

Seit dem 1. Januar 2025 müssen inländische Unternehmen E-Rechnungen im B2B-Bereich grundsätzlich empfangen können. Für das Ausstellen gelten jedoch Übergangsregeln. Ab dem 1. Januar 2027 ist die Lage für Unternehmen mit höherem Umsatz klarer:

• Der Rechnungsaussteller hat im Kalenderjahr 2026 mehr als 800.000 Euro Gesamtumsatz erzielt.
• Die Rechnung betrifft einen Umsatz zwischen zwei inländischen Unternehmen.
• Die Leistung fällt in den Anwendungsbereich der E-Rechnungspflicht.
• Es handelt sich nicht um einen gesetzlichen Ausnahmefall, etwa eine Kleinbetragsrechnung.

Dann muss die Rechnung ab 2027 grundsätzlich als E-Rechnung ausgestellt werden. Eine einfache PDF-Rechnung, ein eingescanntes Papierdokument oder ein Word-Anhang gelten nicht als E-Rechnung, selbst wenn sie per E-Mail verschickt werden.

Für Unternehmen mit einem Gesamtumsatz von höchstens 800.000 Euro im Jahr 2026 läuft die längere Übergangsfrist noch bis Ende 2027. Ab dem 1. Januar 2028 müssen dann grundsätzlich alle betroffenen Unternehmen im inländischen B2B-Geschäft E-Rechnungen ausstellen können.

Wichtig: Die Regel betrifft den Versand, nicht nur den Empfang. Dass Ihr Unternehmen seit 2025 Rechnungen im XML-Format annehmen kann, bedeutet nicht automatisch, dass Ihre Buchhaltungssoftware auch rechtssichere strukturierte Rechnungen erzeugt.

Welcher Umsatz für die 800.000-Euro-Grenze zählt

Maßgeblich ist der Gesamtumsatz des vorangegangenen Kalenderjahres im Sinn von § 19 Absatz 3 Umsatzsteuergesetz. Für die Pflicht ab 2027 zählt also der Gesamtumsatz des Jahres 2026. Nicht entscheidend sind der Umsatz einzelner Kunden, der B2B-Anteil oder eine Umsatzprognose für 2027.

Praktisch bedeutet das:

Frage	Maßgebliche Antwort
Ab wann gilt die Pflicht?	Ab 1. Januar 2027
Welcher Zeitraum wird geprüft?	Kalenderjahr 2026
Wo liegt die Grenze?	Mehr als 800.000 Euro Gesamtumsatz
Zählt nur der Umsatz mit Unternehmen?	Nein, relevant ist der Gesamtumsatz nach den umsatzsteuerlichen Regeln
Reicht eine PDF mit Rechnungsdaten?	Nein, eine PDF allein ist keine E-Rechnung

Die Formulierung „mehr als 800.000 Euro“ ist wichtig. Bei genau 800.000 Euro greift die ab 2027 geltende Schwelle noch nicht. Bei 800.001 Euro dagegen schon, sofern die übrigen Voraussetzungen erfüllt sind.

Der Gesamtumsatz ist nicht mit dem Betrag auf Ihrem Geschäftskonto gleichzusetzen. Er umfasst die nach den umsatzsteuerlichen Vorgaben relevanten Umsätze. Steuerfreie Umsätze können dabei ebenfalls eine Rolle spielen. Wenn Ihr Unternehmen unterschiedliche Leistungsarten abrechnet, etwa Warenverkauf, Beratung und Vermietung, sollten Sie die Einordnung mit Ihrer Steuerkanzlei abstimmen. Das gilt besonders bei Umsätzen, die nicht eindeutig steuerpflichtig sind oder bei denen Sonderregelungen greifen.

PDF bleibt lesbar, aber nicht mehr ausreichend

Eine E-Rechnung ist kein bestimmtes Dateiformat, sondern eine Rechnung in einem strukturierten elektronischen Format. Die Rechnungsdaten müssen maschinenlesbar sein und sich automatisiert weiterverarbeiten lassen. In Deutschland sind vor allem zwei Formate relevant:

• XRechnung: Ein strukturiertes XML-Format, das insbesondere bei öffentlichen Auftraggebern verbreitet ist.
• ZUGFeRD: Ein hybrides Format mit einer lesbaren PDF-Datei und eingebetteten strukturierten XML-Daten.

Für viele kleine und mittlere Unternehmen ist ZUGFeRD im Alltag praktisch, weil Mitarbeitende und Kunden weiterhin eine optisch vertraute PDF-Ansicht sehen. Buchhaltungsprogramme und Systeme auf Kundenseite können zugleich die XML-Daten auslesen. XRechnung eignet sich oft dann, wenn Kunden, Portale oder öffentliche Auftraggeber dieses Format ausdrücklich verlangen.

Entscheidend ist nicht, welches der beiden Formate besser klingt. Entscheidend ist, was Ihre Kunden annehmen können, was Ihre Software sauber erzeugt und wie Ihre Buchhaltung die Rechnungen verarbeitet. Eine formal erzeugte XML-Datei hilft wenig, wenn Pflichtangaben fehlen, der Steuerschlüssel falsch zugeordnet ist oder der Versandprozess nicht dokumentiert wird.

Für den Empfang und die Ablage sollten Sie auch Ihre Prozesse zur E-Rechnungsarchivierung mit XRechnung und ZUGFeRD prüfen. Die strukturierte Datei ist nicht nur ein technischer Anhang, sondern der maßgebliche Rechnungsinhalt.

Welche Rechnungen weiterhin anders behandelt werden können

Die E-Rechnungspflicht betrifft nicht jede Rechnung. Besonders wichtig ist die Abgrenzung zum Privatkundengeschäft. Rechnungen an Verbraucher fallen nicht unter die inländische B2B-Pflicht. Wenn ein Betrieb sowohl Geschäftskunden als auch Privatkunden abrechnet, braucht er daher eine klare Kundenzuordnung im System.

Auch für Kleinbetragsrechnungen bis 250 Euro brutto sowie für Fahrausweise gelten Ausnahmen. Hier können weiterhin andere Rechnungsformen zulässig sein. Dennoch kann es sinnvoll sein, auch solche Belege einheitlich digital zu erzeugen, wenn das System dies ohne Zusatzaufwand unterstützt.

Bei grenzüberschreitenden Leistungen greifen andere Voraussetzungen als beim rein inländischen B2B-Geschäft. Eine Rechnung an einen Kunden in Österreich, Frankreich oder der Schweiz ist daher nicht automatisch nach denselben Regeln zu behandeln wie eine Rechnung an einen deutschen Kunden. Prüfen Sie bei Auslandsgeschäften insbesondere Leistungsort, Umsatzsteuerregelung und das vom Kunden verlangte Format.

Checkliste: Das sollten Sie bis Ende 2026 erledigen

Gehen Sie nicht allein nach der Werbeaussage „E-Rechnung inklusive“. Entscheidend sind die Funktionen im konkreten Tarif und im eigenen Rechnungsablauf.

• Ermitteln Sie Ihren voraussichtlichen Gesamtumsatz 2026 und gleichen Sie ihn nach Jahresende mit der Buchhaltung ab.
• Prüfen Sie, welche Ausgangsrechnungen Sie an inländische Unternehmen stellen und welche Ausnahmen vorkommen.
• Klären Sie mit Ihrer Steuerkanzlei Zweifelsfälle bei Gesamtumsatz, Steuerbefreiungen und Auslandsgeschäften.
• Testen Sie, ob Ihre Rechnungssoftware XRechnung, ZUGFeRD oder beide Formate erstellen kann.
• Prüfen Sie, ob Ihre Software Pflichtangaben strukturiert übergibt, etwa Rechnungsnummer, Leistungsdatum, Steuernummer oder Umsatzsteuer-Identifikationsnummer, Zahlungsbedingungen und Steuersätze.
• Testen Sie den Versand mit einem tatsächlichen Geschäftskunden oder einer Testadresse.
• Legen Sie fest, wo XML-Dateien, ZUGFeRD-Dateien und Versandnachweise archiviert werden.
• Dokumentieren Sie den Ablauf vom Erstellen über die Freigabe bis zur Ablage.
• Schulen Sie Mitarbeitende, die Rechnungen anlegen, ändern, freigeben oder versenden.
• Informieren Sie wichtige Kunden rechtzeitig, welche Formate Sie ab 2027 bereitstellen.

Die Archivierung gehört zwingend zur Umstellung. Ein Ausdruck oder eine bloße Sicht-PDF ersetzt nicht unbedingt die aufzubewahrende strukturierte Rechnung. Für den Gesamtprozess aus Rechnungseingang, Ausgangsrechnung und Ablage lohnt sich ein Blick auf die Anforderungen an eine Verfahrensdokumentation für kleine Unternehmen.

Rechnungssoftware: Diese Funktionen sind wirklich relevant

Bei lexoffice, sevDesk, DATEV-Lösungen, ERP-Systemen oder branchenspezifischer Software unterscheiden sich Funktionsumfang und Tarif deutlich. Prüfen Sie daher nicht nur, ob ein Anbieter „E-Rechnung“ nennt, sondern welche Formate, Versandwege und Freigaben tatsächlich abgebildet werden. Unser Vergleich lexoffice vs sevDesk hilft bei der Einordnung typischer Unterschiede kleinerer Buchhaltungslösungen.

Mindestens diese Punkte sollte Ihre Software beherrschen:

• Strukturierte Rechnungen im passenden Format erzeugen.
• Rechnungsdaten aus Stammdaten und Leistungspositionen korrekt in die XML-Struktur übernehmen.
• Rechnungen vor dem Versand prüfen oder Fehler nachvollziehbar anzeigen.
• Rechnungen per E-Mail oder über passende Kundenwege versenden.
• Die Originaldatei unveränderbar archivieren und schnell auffindbar machen.
• Stornierungen, Gutschriften und Rechnungskorrekturen ebenfalls strukturiert abbilden.
• Zugriffsrechte und Freigaben für Mitarbeitende abbilden.

Gerade bei Korrekturen entstehen in der Praxis Fehler. Wenn eine Rechnung storniert oder berichtigt wird, sollte nicht einfach die alte XML-Datei überschrieben werden. Der Vorgang muss nachvollziehbar bleiben. Das ist ein Prozess- und kein reines Formatproblem.

Wer das Zusammenspiel von Buchhaltung, Datenformaten und digitalen Abläufen systematisch verstehen möchte, findet passende Seminare bei cmt.de.

Fazit: 2026 ist das entscheidende Prüfjahr

Unternehmen mit mehr als 800.000 Euro Gesamtumsatz im Jahr 2026 sollten ihre Ausgangsrechnungen ab 1. Januar 2027 als strukturiertes Format versenden können. Die Umstellung beginnt nicht mit dem Kauf einer neuen Software, sondern mit einer sauberen Bestandsaufnahme: Welche Rechnungen stellen Sie aus, an wen, in welchem Format und mit welchem Archivierungsprozess?

Wenn Sie Umsatz, Softwarefunktionen und interne Zuständigkeiten noch vor Jahresende prüfen, bleibt genug Zeit für Tests. So wird die E-Rechnung ab 2027 zu einem planbaren Buchhaltungsprozess statt zu einer kurzfristigen Systemumstellung.