Zeiterfassung für kleine Unternehmen: Tools und Tipps

Wer Angestellte oder Aushilfen beschäftigt, muss deren Arbeitszeit erfassen. Diese Pflicht gilt in Deutschland seit einem Beschluss des Bundesarbeitsgerichts aus dem September 2022 verbindlich, unabhängig von der Betriebsgröße. Für ein kleines Team klingt das nach zusätzlicher Bürokratie, in der Praxis lässt es sich mit wenig Aufwand lösen. Und wer als Selbstständiger auf Stundenbasis abrechnet, profitiert ohnehin von sauberen Zeiten. Dieser Text zeigt, was die Pflicht konkret verlangt und wie Sie ein Werkzeug finden, das zu Ihrer Abrechnung passt.

Was die Zeiterfassungspflicht konkret verlangt

Grundlage ist ein Urteil des Europäischen Gerichtshofs vom Mai 2019 (Rechtssache C-55/18). Es verpflichtet Arbeitgeber, ein objektives, verlässliches und zugängliches System zur Messung der täglichen Arbeitszeit einzurichten. Das Bundesarbeitsgericht hat diese Vorgabe im September 2022 auf das deutsche Arbeitsschutzgesetz gestützt und festgestellt, dass die Pflicht bereits heute besteht (Beschluss vom 13. September 2022, Aktenzeichen 1 ABR 22/21).

Konkret heißt das: Sie müssen Beginn, Ende und Dauer der täglichen Arbeitszeit jedes Beschäftigten festhalten, inklusive Überstunden. Für Überstunden über die werktägliche Höchstarbeitszeit hinaus galt das schon vorher (§ 16 Arbeitszeitgesetz), ebenso in Branchen mit erhöhtem Kontrollbedarf und bei Minijobs (Mindestlohngesetz). Neu ist die vollständige Erfassung für alle Arbeitgeber.

Zwei Punkte entlasten kleine Betriebe. Erstens dürfen Sie die Aufzeichnung an die Beschäftigten delegieren, diese tragen ihre Zeiten also selbst ein. Zweitens bleibt Vertrauensarbeitszeit möglich, sofern die geleisteten Stunden dokumentiert werden. Eine bestimmte Form schreibt das Gericht nicht vor. Der Gesetzgeber arbeitet an einer Präzisierung im Arbeitszeitgesetz, deren Details noch nicht abschließend feststehen. Im Zweifel sollten Sie sich arbeitsrechtlich beraten lassen, dieser Beitrag ersetzt keine Rechtsberatung.

Papier, Excel oder App: was reicht

Zulässig ist grundsätzlich jede nachvollziehbare Form, solange die Zeiten vollständig und manipulationssicher dokumentiert sind. Welche davon praktisch reicht, hängt von Größe und Arbeitsweise Ihres Teams ab.

Ein Papier-Stundenzettel funktioniert für einen sehr kleinen Betrieb mit festen Zeiten. Der Nachteil zeigt sich bei der Auswertung, denn jede Summe ziehen Sie von Hand, und Zettel gehen leicht verloren.

Excel oder Google Sheets ist der nächste Schritt. Eine Vorlage mit Formeln rechnet Tages- und Monatssummen automatisch. Das genügt für ein Büro mit zwei oder drei festen Mitarbeitern und kostet nichts. Grenzen erreichen Sie, sobald mehrere Leute gleichzeitig eintragen, Zeiten pro Projekt aufschlüsseln oder mobil von der Baustelle erfassen sollen.

Eine App lohnt sich, wenn Beschäftigte unterwegs arbeiten, Sie nach Projekten oder Kunden auswerten oder abrechenbare Stunden weiterverarbeiten wollen. Der Aufwand für die Einrichtung ist gering, der Gewinn bei der Auswertung groß. Wenn Sie ohnehin nur Ihre eigenen Freelancer-Stunden dokumentieren, genügt oft eine schlanke, kostenlose App oder sogar eine Tabelle.

Funktionen, die für kleine Teams zählen

Viele Anbieter werben mit langen Feature-Listen. Für ein kleines Team sind davon nur wenige wirklich entscheidend. Prüfen Sie vor der Auswahl diese Punkte:

• Erfassung per Start-Stopp-Timer und nachträgliche manuelle Eingabe, damit sich vergessene Zeiten korrigieren lassen.
• Zuordnung zu Projekt und Kunde, sonst können Sie später nicht sauber abrechnen.
• Mobile App für unterwegs, falls Beschäftigte nicht am Schreibtisch sitzen.
• Auswertung als Report oder Export (CSV, PDF), den Sie an die Buchhaltung geben können.
• Rechte und Rollen, damit jeder nur seine eigenen Zeiten sieht und Sie als Inhaber den Gesamtblick behalten.
• Serverstandort und Vertrag zur Auftragsverarbeitung, wichtig für den Datenschutz (dazu weiter unten mehr).

Alles darüber hinaus, etwa Schichtplanung, Urlaubsverwaltung oder GPS-Ortung, brauchen die wenigsten Kleinteams am Anfang. Solche Funktionen erhöhen Preis und Komplexität, ohne im Alltag zu helfen.

Abrechenbare Stunden pro Kunde erfassen

Für Agenturen, Beratungen, Handwerk und Freiberufler liegt hier der eigentliche Hebel. Wenn jede Zeitbuchung einem Kunden und einem Projekt zugeordnet ist, lesen Sie am Monatsende in Minuten ab, was fakturierbar ist.

Ein Beispiel aus der Praxis: Eine Zweipersonen-Agentur bucht jede Aufgabe auf ein Kundenprojekt und markiert sie als abrechenbar oder intern. Am Monatsende zeigt der Report je Kunde die abrechenbaren Stunden. Die interne Zeit für Akquise oder Weiterbildung bleibt sichtbar, fließt aber nicht in die Rechnung. So erkennen Sie auch, welche Kunden unter dem kalkulierten Stundensatz liegen.

Entscheidend ist die Disziplin bei den Kategorien. Legen Sie feste Projekte und wenige, klare Tätigkeiten an, statt für jede Kleinigkeit einen neuen Eintrag zu erzeugen. Wer Zeit direkt im Aufgabentool bucht, spart einen Schritt. Viele Zeiterfassungs-Apps lassen sich an Projektwerkzeuge anbinden. Welche davon sich als Basis eignen, lesen Sie im Vergleich von Trello, Asana und Notion.

Verbindung zu Buchhaltung und Rechnung

Erfasste Stunden entfalten ihren Nutzen erst, wenn sie ohne Abtippen in die Rechnung wandern. Dafür sind zwei Wege üblich.

Der erste Weg führt über einen Export. Sie ziehen aus der Zeiterfassung einen Report je Kunde und übertragen die Summe in Ihr Rechnungsprogramm, etwa lexoffice (heute Lexware Office) oder sevDesk. Das ist manuell, aber schnell, und funktioniert mit jedem Tool.

Der zweite Weg ist eine direkte Schnittstelle. Manche Zeiterfassungen erzeugen selbst Rechnungsentwürfe oder geben Daten per Schnittstelle an ein Buchhaltungsprogramm weiter. Prüfen Sie vor dem Kauf, ob Ihre bevorzugte Software mit Ihrer Buchhaltung zusammenarbeitet, denn nicht jede Kombination ist vorgesehen.

Für den Gesamtüberblick über Konten, Belege und Steuer hilft ein sauberer Rahmen. Wie Sie das als Selbstständiger schlank aufsetzen, steht im Beitrag zur Buchhaltung für Selbstständige.

DSGVO bei Mitarbeiterdaten

Arbeitszeiten sind personenbezogene Daten. Sobald Sie die Zeiten von Beschäftigten verarbeiten, gilt die Datenschutz-Grundverordnung, für das Beschäftigtenverhältnis konkretisiert durch § 26 Bundesdatenschutzgesetz. Einige Punkte sollten Sie beachten:

• Zweckbindung und Datensparsamkeit: Erfassen Sie nur, was Sie für Arbeitszeit und Abrechnung brauchen. Eine dauerhafte GPS-Ortung von Außendienstlern ist heikel und muss gut begründet sein.
• Auftragsverarbeitung: Bei einer Cloud-Lösung schließen Sie mit dem Anbieter einen Vertrag zur Auftragsverarbeitung ab. Seriöse Anbieter stellen ihn bereit.
• Serverstandort: Ein Hosting in der EU vereinfacht die Rechtslage. Mehrere deutsche Anbieter werben ausdrücklich mit Servern in Deutschland.
• Löschfristen und Zugriff: Regeln Sie, wer die Daten sieht und wann sie gelöscht werden.

Haben Sie einen Betriebsrat, hat dieser bei der Einführung technischer Systeme zur Verhaltens- oder Leistungskontrolle ein Mitbestimmungsrecht (§ 87 Betriebsverfassungsgesetz). Beziehen Sie ihn früh ein.

Günstige und kostenlose Tools

Für kleine Teams gibt es solide Lösungen zum kleinen Preis, einige sogar kostenlos. Preise und Tarifgrenzen ändern sich, prüfen Sie die aktuellen Angaben auf der Anbieterseite. Die folgende Einordnung dient der Orientierung.

Tool	Passt gut für	Preisrahmen
Clockify	Solo bis Kleinteam, bekannt für großzügigen Gratis-Zugang	Kostenloser Tarif, kostenpflichtige Zusatzfunktionen
Toggl Track	Freelancer und kleine Teams, schneller Timer	Kostenloser Tarif für wenige Nutzer, danach pro Nutzer
Harvest	Wer Zeit und Rechnung in einem Tool will	Eingeschränkter Gratis-Zugang, sonst pro Nutzer
clockodo	Teams mit Wunsch nach Serverstandort Deutschland	Kostenpflichtig nach Testphase, pro Nutzer
Excel oder Google Sheets	Sehr kleines Team mit festen Zeiten	Kostenlos, falls vorhanden

Kostenlose Tarife sind meist bei Nutzerzahl, Reports oder Integrationen beschränkt. Für ein Soloprojekt oder zwei Personen mit festen Zeiten reicht das oft trotzdem, und in manchen Fällen kommen Sie sogar ohne neue Software aus, etwa mit einer sauber gepflegten Tabelle oder dem Timer, der schon in Ihrem Projektwerkzeug steckt. Wächst das Team, arbeiten Leute mobil oder rechnen Sie nach Stunden ab, zahlt sich eine schlanke App schnell aus. Fangen Sie klein an, testen Sie ein Werkzeug einen Monat im echten Alltag und wechseln Sie erst, wenn Sie die Grenzen tatsächlich spüren.